Lipiec 12th, 2010 
Bartek 
Sprawdzanie skrzynki mailowej jest pierwszą czynnością jaką robisz po włączeniu komputera? Wchodzisz na pocztę za każdym razem gdy na Twoim monitorze pojawi się napis: „Masz nową wiadomość”?. Czy zastanawiałeś się kiedyś ile czasu tracisz na sprawdzanie swojego maila i jak to wpływa na Twoją produktywność?
Mail to bez wątpienia jeden z najpopularniejszych narzędzi do komunikacji i pokuszę się o stwierdzenie, że pewne środowiska kontaktują się za pomocą maila znacznie częściej, niż za pomocą telefonu komórkowego.
Jak sprawić by skrzynka odbiorcza zawsze była czysta jak na górnym obrazku? (to screen z mojej poczty 
) Z jakich narzędzi korzystać i w jaki sposób traktować nowe wiadomości? Czytaj dalej, a wszystkiego się dowiesz!
1. Korzystaj z Gmaila. To naprawdę bardzo dobra skrzynka. Posiada świetne filtry antyspamowe i niezawodną wyszukiwarkę. Nie musisz rezygnować z dotychczasowego adresu aby korzystać z Gmaila. W bardzo łatwy sposób możesz przekierować swoją pocztę na googlowską skrzynkę.
Zakładasz konto –> Wejdź w “Ustawienia” –> “Konta i importowanie”
Możesz zaimportować kilka adresów i obsługiwać je wszystkie z jednego miejsca 
2. Odbieranie poczty. Warto nauczyć się odpowiednio traktować napływające wiadomości.
- sprawdzaj maila raz dziennie. Jeżeli to konieczne to sprawdzaj częściej, ale generalnie jestem zdania, że sprawdzanie poczty trzy razy na dzień w zupełności wystarczy.
Postanowiłem, że swojego maila będę sprawdzał raz na dwa, trzy dni. Za radą Tima Ferrissa postanowiłem ustawić automatyczną odpowiedź i każdy, kto do mnie napisze dostanie taką wiadomość:
Video umieściłem w prostej stronce napisanej w html’u. Dodałem również tekst dla tych, którzy np. są w pracy i nie bardzo mogą odsłuchać wiadomości. Efekt TUTAJ.
Dzięki takiemu rozwiązaniu załatwiam wszystkie sprawy za jednym razem. Kiedy pracuję jestem maksymalnie skoncentrowany, a to daje dużo lepsze efekty (co widać po zwiększonej ilości wpisów na blogu).
- Nie sprawdzaj maila na początku dnia. Na blogu antyweb.pl przeprowadzono ankietę, która jednoznacznie wykazała, że większość ludzi zaczyna dzień od sprawdzania poczty. Jednak maile wymagają tego, żeby się nimi zająć. Trzeba jakoś na nie zareagować: usunąć, odpowiedzieć, przenieść do archiwum.
Zamiast reagować na nowe wiadomości zacznij dzień od pracy nad ważnymi dla Ciebie projektami: tworzenie strony, programowanie, nauka, pisanie artykułów na blog. Pierwszy raz zajrzyj do skrzynki koło południa.
- Działaj szybko. Kiedy w Twojej poczcie nagromadziły się nowe maile zajmij się nimi po kolei. Masz cztery opcje: usuwasz, krótko odpowiadasz, przenosisz do archiwum, przenosisz do archiwum jednocześnie wpisując na listę To Do, że mail wymaga działania i dłuższej odpowiedzi. Osobiście robię tak, że przenoszę mail do archiwum i przechodzę do kalendarza Google. Tam na listę zadań wpisuję co jest do zrobienia.
3. Pisanie. Pisz krótko i zwięźle. Szanuj czas swój i osób, do których piszesz. Odpowiadając na maila korzystaj z wiadomości nadawcy. Dziel ją na części i odnoś się do każdego punktu.
Przykład z ostatniego tygodnia:
“Cześć!
Czy planujesz zrobić kolejną edycję kursu Turbostrategie Nauki? Jeśli tak, to kiedy można się spodziewać kolejnej odsłony? “
Odpowiedź:
Cześć
Czy planujesz zrobić kolejną edycję kursu Turbostrategie Nauki?
Tak
Jeśli tak, to kiedy można się spodziewać kolejnej odsłony?
Kolejna edycja ruszy z początkiem sierpnia. Śledź bloga
aby być na bieżąco.
Serdecznie pozdrawiam,
Bartek Popiel
4. Zaległe wiadomości. Już wiesz co zrobić z nowymi mailami, ale w Twojej skrzynce zapewne “trochę” ich zalega.
Z tej sytuacji są dwa wyjścia:
Pierwsze: każdego dnia poświęcasz piętnaście minut na to, aby maile ze skrzynki odbiorczej usunąć lub przenieść do archiwum.
Drugie: wszystko co zalega w skrzynce odbiorczej zaznaczasz i przenosisz do archiwum. Martwisz się, że będzie ciężko później cokolwiek znaleźć? Nic takiego się nie stanie! Wyszukiwarka zamieszczona w Gmailu jeszcze nigdy mnie nie zawiodła
Przyjemnego sprzątania!
Bartek
PS. Zostałem zaproszony do współtworzenia arcyciekawego projektu. Jednak chcemy wiedzieć w jakim DOKŁADNIE kierunku podążać, aby maksymalnie spełniać oczekiwania naszej grupy docelowej. Dlatego przygotowaliśmy bardzo krótką ankietę. Wśród wypełniających rozlosujemy trzy podwójne zaproszenia do CinemaCity w całej Polsce!
http://www.fitnessmozgu.pl/ankieta/
Spodobał Ci się ten wpis? Kliknij w “Lubię to!” i podziel się nim z przyjaciółmi! Zajmie Ci to najwyżej sekundę Dziękuję!
Przeczytaj podobne wpisy:
- ZTD –(nawyk 2-Przetwarzanie)
- Czy potrafisz cierpliwie czekać?
- ZTD – implementacja (nawyk 1)
- Jak pokonać prokrastynację? – fragment ebooka
- ZTD (nawyk 4-działanie!)
- Jak skutecznie zaplanować swój tydzień pracy?
- Jak poznawać i budować relacje z osobami zajętymi?
- Czas – Twoja najlepsza inwestycja
- Jak wzbudzić i utrzymać motywację do działania?
- 7 kroków do większej wydajności
Posted in 
Tags: 
Ze swojej strony dodam, że gmail posiada sporo dodatkowych funkcji które można włączyć w laboratorium (zakładki, szablony odpowiedzi, przypomnienie o dołączeniu załącznika i wiele innych). Dla mnie wystarczy gmail i kalendarz google aby sprawnie zarządzać czasem (dodatkowo w telefonie mam ustawioną synchronizację z kalendarzem oraz kontaktami w gmailu.
Korzystasz z etykiet? U mnie to podstawa do oznaczania tematu wiadomości. Szybko mogę znaleźć te związane ze zleceniami czy z działaniem Biblioteczki.
W zakładce „Filtry” mam kilka zdefiniowanych tak, że powiadomienia i coś co może zaczekać ląduje poza „Odebrane”. Gwiazdką oznaczam te wiadomości w których aktualnie toczy się rozmowa
To takie moje tricki.
Uśmiechy!
Orest
A jak działa autoresponder jeżeli otrzymasz wiadomość, która jest spamem? Też dostanie od Ciebie taką odpowiedź? W ten sposób zostaniesz zasypany spamem. A jeżeli Google nie wysyła autoodpowiedzi do wiadomości ze spamu, to jest też inna sytuacja:
Ktoś wysyła maila, zostaje źle oznaczony jako spam i nie dostaje autoodpowiedzi.
Dostajesz spam, ale Google nie oznacza go jako spam i zostajesz zasypany spamem.
Jak to jest rozwiązane?
Marcin
Google ma najlepsze filtry jakie kiedykolwiek widziałem. Do skrzynki z odebranymi wiadomość spamowa trafia mi się może raz na pół roku. Poza tym dlaczego miałbym być zasypany spamem gdybym odpisał na spamowego maila? Przecież te maile są wysyłane przez skrypty i ich głównym zadaniem jest skierowanie usera na podaną w treści stronę www. Najwyżej ustawię filtr, aby wiadomości z domeny XYZ automatycznie lądowały w spamie
Sytuacja, w której ktoś trafia do spamu zdarza się tak niezwykle rzadko. Zaglądam do tego folderu raz na tydzień. Jak jest tam mail od żywego człowieka to przenoszę do odebranych i odpisuję z wyjaśnieniem, dlaczego tyle zwlekałem z odpowiedzią. Zdarzyło się to może pięć razy a gmaila używam od momentu jak konta były wyłącznie na zaproszenie
Pozdrawiam!
Bartek
Orest
Całą resztę staram się jak najszybciej załatwić.
Tak, korzystam z etykiet. Właściwie jednej
Marcin
Laboratorium udostępnia wiele fajnych gadżetów, ale pamiętajmy, że główną rolą skrzynki jest odbieranie/wysyłanie wiadomości.
Możliwości gmaila to temat na osobny wpis
Pozdraiwam!
Bartek
Aha. Z tym spamem to chodzi mi o to, że (nie wiem jak Ty), ale ja dostaję z reguły spam w stylu „wygrałeś 50 milionów w loterii” albo „jestem prawnikiem i czeka na ciebie 30 milionów spadku w Kamerunie i w tych mailach chodzi o to, żeby wyłudzić dane, czyli jak ktoś wyśle maila to dostanie z automatu kolejnego, żeby podać kolejne szczegóły.
Ja korzystam z Yahoo. Na Gmailu też mam konto (też od czasu, kiedy były na zaproszenie hehe), ale przyzwyczaiłem się już do Yahoo, bo korzystam z ich maila od kiedy zacząłem działać w Internecie.
BTW fajny ten filmik, tekst prosto od Tima, ale świetnie to wykonałeś i superpomysł na zrobienie filmiku zamiast zwykłej wiadomości tekstowej hehe.
Dla mnie poczta to podstawa wszelkich kontaktów zawodowych. Z klientami i współpracownikami. Zdecydowanie częściej korzystam ze skrzynki pocztowej niż z telefonu. W przypadku realizacji pilnych projektów skrzynkę mam otwartą non stop i gdy coś istotnego nadejdzie natychmiast odpowiadam – nie rozciąga się w ten sposób organizacji pracy (jeśli odpowiem od razu, pracownik może się zająć daną kwestią od razu – nie musi czekać do jutra). Często jest to wymiana maili w trakcie pracy – np. ustalanie konkretów, które nie mogą być rozciągnięte na kilka dni, tylko dopięte tego samego dnia.
.
Dlatego nie wyobrażam sobie rezygnacji ze sprawdzania poczty przynajmniej 2 – 3 razy dziennie.
A sprawdzanie poczty co parę dni uważam za brak szacunku dla drugiej osoby, która wybrała taką metodę kontaktu jak e-mail. Ogólnie przyjętą zasadą w biznesie jest odpowiadanie na e-mail maksymalnie w ciągu 24 godzin (oczywiście jeśli odpowiedź powinna się pojawić, bo nie każdy mail wymaga odpowiedzi).
Wydaje mi się również dość nierozważnym posunięciem komunikat, że jest się tak zajętym, że sprawdzenie poczty przynajmniej raz dziennie to kłopot. Potencjalny zleceniodawca może to nie najlepiej odebrać (np. lepiej nie zlecać Ci niczego, ponieważ masz za mało czasu i możesz się nie wyrobić ze zleceniem, albo lepiej nie zlecać, żeby nie było kłopotów z płynnością w komunikacji).
A tak poza tym to bardzo sobie cenię Twoje wpisy
Pozdrawiam
EP
Różnica zdań i poglądów wynika z zupełnie innej specyfiki pracy. U Ciebie to podstawa kontaktów zawodowych – u mnie nie. Twoja praca wymaga konsultowania na bieżąco realizowanych projektów – moja nie 
Twoje zdanie jest jak najbardziej słuszne, bo jest Twoje
A ja jak najbardziej
To Twoja subiektywna opinia. Moim zdaniem nie wszystkie ogólnie przyjęte zasady biznesu służą temu, by się rozwijał np. zebrania. Wiele firm to robi, bo taki zwyczaj – efekty pozostawiają wiele do życzenia.
Proszę bez argumentów ad-personam
Co dokładnie jest w tym nierozważne? Dlaczego akurat raz na dobę ma być rozważniejsze?
I to nie jest kłopot, tylko dbałość o sprawy, które w tym momencie są niezwykle ważne.
Napisane w drugiej osobie, żeby lepiej do mnie dotarło?
Widzisz, ja uważam, że dzięki takim krokom mam więcej czasu i zlecenie jestem w stanie wykonać zdecydowanie szybciej 
Dziękuję bardzo i również pozdrawiam!
Bartek
Marcin
Na szczęście nigdy nie dostałem maili o tej treści
Dzięki
Film ma to do siebie, że tworzy lepszą relację niż zwykły tekst.
Pozdrawiam!
Bartek
@ Bartek – jeśli masz klientów, którzy Ci płacą, to mogą oczekiwać również płynności w komunikacji. Może nie wszyscy – część np. być może preferuje kontakt telefoniczny. Ale klientów raczej nie wybierasz, jeśli któryś przystanie na Twoją ofertę, to zlecenie realizujesz, prawda?
Nie jesteś w stanie być pewnym tego jak potencjalny klient, który wyśle Ci zapytanie ofertowe (propozycję realizacji projektu) odbierze taką wiadomość zwrotną. Mnie by to skutecznie zraziło do takiego oferenta (bo po prostu chcę współpracować z kimś, kto jednak tę pocztę minimum raz dziennie sprawdza). Wiadomość odebrałam tak, jak napisałam wcześniej. To nie klient powinien odebrać wiadomość, tak jak Ty byś tego chciał, ale Ty powinieneś rozważyć różne reakcje na taką wiadomość. A zapewniam, że reakcje będą różne. Część przyjaznych, część nie. Czy jesteś gotowy stracić klientów tylko dlatego, że ktoś nie po Twojej myśli odebrał tę wiadomość?
Zebrania nie należą do niepisanych biznesowych umów. Sprawdzanie maili raz dziennie, lub informowanie o braku dostępu do maila w przypadku dłuższego braku (np. z powodu urlopu) już tak.
EP
Wpis jest o produktywnym wykorzystaniu maila i powoli zaczynamy odbiegać od tematu. Specyfika mojej pracy jest zupełnie inna niż Twoja. Kontakt z klientem pewnie też wygląda zupełnie inaczej. Zazwyczaj jest to jedna odpowiedź na maila. Zdecydowana większość zainteresowanych dzwoni, zadaje pytania i umawiamy się na spotkanie, na którym rozwiewamy wszelkie wątpliwości. Poza tym uważam, że warto pracować dla wolności, a nie po to, by nieustannie mieć jakieś zajęcie. Dobrze wykonuję swoją pracę jednak poza nią chcę mieć czas na robienie także innych rzeczy: długie spacery z narzeczoną, poranną przejażdżkę na rowerze, czytanie książek itp. To moje podejście i zdaję sobie sprawę, że nie wszystkim ono pasuje.
Pozdrawiam serdecznie!
Bartek
a propos gmaila. może to widome, może nie, ale myślę, że warto wspomnieć o tym, że mając jeden adres automatycznie stajemy się posiadaczami całej masy adresów. Jak to działa? Dajmy na to mamy maila abcdef@gmail.com. I teraz możemy zrobić trick dopisując do adresu właściwie co nam się podoba (oczywiścia tak by się to miesciło w tym na co pozwala gmail). rejstrujac sie gdzies ‘na chwile’ by nie dostawac spamu mozemy wpisac swego maila jako abcdef+spam@gmail.com. w filtrach ustawic akcje by wszyskie maile kierowane na ten mail trafiały od razu do spamu. Zastosowałem takie coś dla np: for i allegro – wiadomości od razu dostają odpowiednie etykiety
tom-as
Wielkie dzięki!
Nie znałem tego
Gmail to doskonale znany mi temat i moja ulubiona skrzynka mailowa:) Nawet się pokuśiłam pewien czas temu o napisanie tutoriala na temat tego, jak łatwo i przyjemnie używać etykiet zaoszczędzając na przyszłosć sporo czasu na sortowaniu emaili:)
Dzięki za inne cenne porady!
Justyna